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Title: Software de gestión documental y ventanilla única para administraciones municipales de sexta categoría
Authors: Quiceno Franco, Juan Camilo
Advisor: Alba Castro, Mauricio Fernando
Keywords: Gestión documental
Ventanilla única
TIC
Keywords: Document management
Single window
TIC
Publisher: Universidad Autónoma de Manizales
Abstract(esp): Las entidades públicas y en especial las alcaldías de municipios no capitales en el desarrollo de sus actividades diarias producen, tramitan, responden y archivan documentos con el objetivo de soportar el cumplimiento de sus labores, por lo cual requieren que los documentos producidos y recibidos se almacenen, procesen y archiven de tal manera que al momento de realizar una consulta se puedan localizar rápidamente, favoreciendo el acceso a información y rendición de cuentas. Software para la gestión documental y de la información de la ventanilla única permite a las entidades públicas almacenar, categorizar y consultar documentos tanto los recibidos por ventanilla única como los generados a través del sistema. Logrando un manejo integrado de los documentos que apoye la toma de decisiones y reduzca costos. Así mismo, permite a los funcionarios consultar y acceder a la información de la entidad desde cualquier sitio con acceso a internet, con la flexibilidad y velocidad que este tipo de tecnología proporciona, reduciendo de este modo tiempo y esfuerzo. Tras realizar un análisis de las necesidades de la alcaldía de El Santuario, a nivel de gestión documental se logró establecer la arquitectura que facilitará el desarrollo de un sistema que satisfaga dichas necesidades, y a su vez, contribuya al cumplimiento de la directiva presidencial, Cero Papel, más cuando las entidades del gobierno se ven obligadas a contribuir con el medio ambiente. De otra parte, cabe recordar que las entidades públicas se rigen bajo la ley de archivo 594 del 2.000, que hace referencia a ventanilla única, Gestión Documental, tablas de retención documental y tipos de archivos, sin embargo, debido a restricciones de tiempo y esfuerzo, el presente trabajo de grado se limitó a ventanilla única y gestión documental, incorporando además la parte administrativa y de configuración requeridas para el correcto funcionamiento de un software.
Abstract(eng): Public entities and especially the mayors of non-capital municipalities in the development of their daily activities produce, process, respond and file documents in order to support the fulfillment of their tasks, for which they require that the documents produced and received be stored , process and file in such a way that when making a query they can be located quickly, favoring access to information and accountability. One-stop shop information and document management software allows public entities to store, categorize and consult documents both those received by a single window and those generated through the system. Achieving an integrated management of documents that supports decision-making and reduces costs. Likewise, it allows officials to consult and access the entity's information from any site with internet access, with the flexibility and speed that this type of technology provides, thus reducing time and effort. After carrying out an analysis of the needs of the El Santuario mayor's office, at the document management level it was possible to establish the architecture that will facilitate the development of a system that meets these needs, and in turn, contributes to the fulfillment of the presidential directive, Zero Paper , especially when government entities are forced to contribute to the environment. On the other hand, it should be remembered that public entities are governed by the archive law 594 of 2000, which refers to a single window, Document Management, document retention tables and types of files, however, due to time and effort restrictions , the present degree work was limited to a single window and document management, also incorporating the administrative and configuration part required for the correct operation of a software.
URI: http://repositorio.autonoma.edu.co/handle/11182/760
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