Software de gestión documental y ventanilla única para administraciones municipales de sexta categoría

Abstract

Las entidades públicas y en especial las alcaldías de municipios no capitales en el desarrollo de sus actividades diarias producen, tramitan, responden y archivan documentos con el objetivo de soportar el cumplimiento de sus labores, por lo cual requieren que los documentos producidos y recibidos se almacenen, procesen y archiven de tal manera que al momento de realizar una consulta se puedan localizar rápidamente, favoreciendo el acceso a información y rendición de cuentas. Software para la gestión documental y de la información de la ventanilla única permite a las entidades públicas almacenar, categorizar y consultar documentos tanto los recibidos por ventanilla única como los generados a través del sistema. Logrando un manejo integrado de los documentos que apoye la toma de decisiones y reduzca costos. Así mismo, permite a los funcionarios consultar y acceder a la información de la entidad desde cualquier sitio con acceso a internet, con la flexibilidad y velocidad que este tipo de tecnología proporciona, reduciendo de este modo tiempo y esfuerzo. Tras realizar un análisis de las necesidades de la alcaldía de El Santuario, a nivel de gestión documental se logró establecer la arquitectura que facilitará el desarrollo de un sistema que satisfaga dichas necesidades, y a su vez, contribuya al cumplimiento de la directiva presidencial, Cero Papel, más cuando las entidades del gobierno se ven obligadas a contribuir con el medio ambiente. De otra parte, cabe recordar que las entidades públicas se rigen bajo la ley de archivo 594 del 2.000, que hace referencia a ventanilla única, Gestión Documental, tablas de retención documental y tipos de archivos, sin embargo, debido a restricciones de tiempo y esfuerzo, el presente trabajo de grado se limitó a ventanilla única y gestión documental, incorporando además la parte administrativa y de configuración requeridas para el correcto funcionamiento de un software.